Nazywam się Mariola Koziatka i jestem mieszkanką podwarszawskiej miejscowości. Tutaj też prowadzę od 10 lat biznes opierający się w głównej mierze na usługach księgowych. Na ten moment nasz zespół to 14 osób. Obsługujemy ok. 300 podmiotów z różnych branż i liczba ta stale rośnie. Często biorę udział w różnych lokalnych przedsięwzięciach, staram się budować i integrować grupę lokalnych przedsiębiorczyń.
Bardzo lubię wspierać i rozwijać kobiety na drodze biznesowej, ale i niezależności finansowej. Dużo się szkolę i kształcę z uwagi na wykonywany zawód. Poświęcam też dużo czasu na rozwój osobisty. Brałam udział w Szkole Liderek jako mentee, zaś teraz studiuję psychologię dla Menagerów na Akademii Leona Koźmińskiego. Lubię też pomagać, stąd często nasz zespół angażuje się w działania charytatywne, a co roku organizujemy Szlachetną Paczkę. Prywatnie zaś jestem żoną i mamą cudownej 9-latki.
Jak pandemia wpłynęła na Pani firmę, klientów, zespół?
Mariola Koziatka: W zawiązku ze specyfiką mojej działalności, stałyśmy na pierwszym froncie, wpierając klientów w pozyskaniu wsparcia finansowego. Był to ciężki czas, nikt nie wiedział, jak będą wyglądać przepisy, na czym będzie polegać ta cała pomoc.
Jak podołać wyzwaniom w zmniejszonym gronie pracowników. Pracowały u nas same kobiety w tamtym momencie. Część z nich musiała zostać w domach z dziećmi, co mocno dociążyło resztę zespołu. Jednak, jak się okazało, ograniczyło to też działania naszych klientów, więc i pracy bieżącej było trochę mniej.
Jednak udało nam się wyjść z opresji. Zatrudniłam 2 nowe osoby w tym czasie, aby zabezpieczyć zespół w razie czyjejś choroby lub nieobecności. Zaś klienci i klientki, jak zwykle okazali się przedsiębiorczy i nie poddawali się całej sytuacji. Także dywersyfikacja portfolio klientów pozwoliła bezpieczniej przejść zawirowania pandemii.
W ostatnim czasie znów zatrudniłam nową osobę oraz dwoje studentów, którzy stanowią dla nas dodatkowe wsparcie i zabezpieczenie.
Jak poradziła sobie Pani z pierwszym szokiem i przetrwała czas ogólnopolskiej kwarantanny?
Pierwszy szok minął szybko, trzeba było działać, przeszłyśmy na pracę zdalną, zespół szybko i sprawnie przeszedł z pracy w biurze do pracy w domu. Nabyłyśmy środki odkażające. Na szczęście, proces informatyzacji w biurze działa od dawna sprawnie, dokumenty obsługujemy w dużej mierze zdalnie.
Używamy systemów OCR. Jednak szybko zatęskniłyśmy za pracą w biurze, dlatego tylko jak można było, próbowałyśmy też wracać do pracy w klasycznej wersji.
W jaki sposób dbają Państwo obecnie o bezpieczeństwo?
Przede wszystkim zwróciłyśmy się do klientów z prośbą o to, by pojawiali się u nas, gdy tylko będzie to niezbędne. Załatwiamy sprawy telefonicznie i mailowo, tak by i klienci i pracownicy biura, mieli poczucie bezpieczeństwa.
Klienci na wejściu podlegają dezynfekcji oraz obowiązkowo zasłaniają nos i usta, gdy jednak muszą coś skonsultować osobiście. Mamy też zamontowaną specjalną skrzynię, jeśli ktoś woli dostarczyć dokumenty w wersji papierowej.
Jakie nowe pomysły, innowacje, rozwiązania, wprowadziła Pani w ostatnich miesiącach?
O dziwo ten czas zmusił moją firmę do wdrożenia lub przyspieszenia wdrożenia różnych systemów informatycznych. Chociażby OCR, który wcześniej wzbudzał wśród zespołu mieszane uczucia a w czasie pandemii okazał się być bardzo pomocny i skuteczny.
A i nasza wrzutnia na dokumenty sprawdziła się jako dobre rozwiązanie do bezpiecznego zostawienia nam dokumentów, kiedy nas już nie ma w biurze albo kiedy na samym początku stosowałyśmy również kwarantannę dla dokumentów. Także klienci przeszli płynniej do form mailowych. Chętniej przekazywali nam dokumenty np. w formie jpk, dzięki któremu możemy zaczytywać do programów dane.
Jak utrzymuje Pani wewnętrzną równowagę w tym trudnym czasie?
Utrzymać równowagę jest ciężko, sytuacja z jaką mamy do czynienia, jest wyjątkowa. W międzyczasie zaczęłam studia podyplomowe, co dodatkowo mnie obciąża. Jednak prowadząc biznes 10 lat, człowiek jest zahartowany.
To kolejna sytuacja, którą trzeba przetrwać, próbując znaleźć optymalne rozwiązania. Także fakt, że i z klientami i z zespołem mam wypracowane bardzo dobre relację, wiem, że dla nich warto stawić czoła temu wyzwaniu.
Jakie plany rozwoju ma Pani firma na najbliższe miesiące?
Szczerze powiedziawszy, przydałoby się trochę stabilizacji i rozluźnienia, jednak klienci poszukując stabilnego partnera świadczącego usługi księgowe, wyrażają duże zainteresowanie nawiązaniem z nami współpracy. Wiedzą, że liczny zespół dobrze wyszkolony w stabilnej firmie, będzie dla nich oparciem w sytuacjach kryzysowych.
Że nawet jeśli bezpośredni opiekun firmy chociażby zachoruje to jest ktoś, kto go zastąpi, że biuro nie zniknie z dnia na dzień z rynku, co może mieć miejsce przy mniejszych biurach. Klienci mają z nami poczucie bezpieczeństwa i zaopiekowania. Wiedzą, że czasem lepiej jest zapłacić więcej za taką usługę i komfort współpracy.
Po więcej informacji o działalności naszej Bohaterki zapraszamy tutaj:
Autorem zdjęć jest: Magdalena Moaa Bartkiewicz
Materiał powstał w ramach RAPORTU Biznes się nie poddaje!
