Kiedy liczba nadsyłanych do firmy dokumentów przewyższa możliwości nawet najbardziej wykwalifikowanej sekretarki to być może czas pomyśleć o innym sposobie zarządzania dokumentami. Kto powiedział, że organizacja musi się z tym borykać we własnym zakresie? Istnieje wiele podmiotów zewnętrznych, które z chęcią się tym zajmą

Czasami zdarza się tak, że firma zwyczajnie nie może już przejmować aż tylu materiałów drukowanych czy korespondencji, która codziennie do niej dociera. Każdy z dokumentów musi zostać nie tylko sprawdzony, ale i dystrybuowany do odpowiedniego działu czy osoby. Aby się zmierzyć z tym zadaniem warto uciec się do gotowych rozwiązań, które oferowane są przez zewnętrznych dostawców. Można skorzystać na przykład z usług kancelarii elektronicznej, polegających m.in. na przetwarzaniu i zarządzaniu korespondencją przez zespół specjalistów, przy użyciu autorskich aplikacji oraz narzędzi dostawcy.

Oznacza to, że cała korespondencja przychodząca do klienta trafia do outsourcera, gdzie zostaje przetworzona na wersję elektroniczną. Materiały są indeksowane i kategoryzowane, co umożliwia przeszukiwanie ich treści czy automatyczne poddanie ich innym procesom przetwarzania. Wersja elektroniczna jeszcze tego samego dnia trafia do docelowego adresata. Z pomocą tego modelu można również przetwarzać informacje płynące na przykład z faksów, e-maili czy stron internetowych. W zależności od wymagań, dokumenty mogą być również przekształcane na wersje elektroniczne w siedzibie klienta.

Po co firmie takie rozwiązanie? Systemy z zakresu zarządzania dokumentami (Document Management System) pozwalają w sposób jasny kategoryzować, magazynować i przetwarzać dane, które zalegają w różnych bazach stworzonych przez firmę. Szacuje się, że dzięki oddaniu tych obowiązków konkretnej firmie, która się tym zajmuje, organizacja może zaoszczędzić nawet do 40% związanych z tym kosztów. Co więcej, rozwiązanie to zapobiega gubieniu się dokumentów, które w natłoku różnych zadań zwyczajnie giną. Często mają one jednak spore znaczenie dla firmy, odnoszą się między innymi do kwestii finansowych. Warto również wiedzieć, że system pozwala dobrze monitorować to, co dzieje się z naszymi dokumentami. Dzięki niemu wiemy, kto miał styczność z konkretnymi materiałami.

Dodatkowo elektroniczny obieg i archiwa dokumentów uniezależniają komunikację wewnętrzną i zewnętrzną od papieru, a firmie przynoszą szereg wymiernych korzyści na płaszczyźnie organizacyjnej i biznesowej, takich jak usprawnienie i zwiększenie efektywności pracy zespołu oraz uporządkowanie procesów. Przedsiębiorstwa, które korzystają z rozwiązań elektronicznego obiegu dokumentów, wskazują na poprawę jakości komunikacji wewnętrznej oraz zwiększenie wydajności i tempa pracy. Sprawy, które zajmowały jeszcze niedawno kilka dni, teraz można przeprocesować w kilka godzin.

Źródło: www.prasoweinfo.pl