Skuteczne zarządzanie obiegiem dokumentów i pracy w firmie

Jeśli choć raz szukałeś zagubionej faktury czy umowy albo pracowałeś w dużej grupie osób na tym samym pliku bez możliwości jednoczesnej edycji – system workflow to coś dla Ciebie. W naszym artykule tłumaczymy, jakie dokładnie zalety posiada ten rodzaj oprogramowania.

Oprogramowanie workflow wspomaga zarządzanie procesami poprzez kontrolę przepływu informacji i dokumentów w przedsiębiorstwie. Jest doskonałą pomocą dla tych firm, które realizują projekty grupowe, wymagają wielostopniowej akceptacji wykonanej pracy, mają skomplikowane procedury i rozbudowaną dokumentację lub wdrożyły System Zarządzania Jakością.

Porządek w dokumentach

Workflow wspiera pracę z dokumentami od momentu, gdy tylko znajdą się w firmie. System współpracuje ze skanerami, które odczytują tekst i potrafią go wprowadzić do komputera. Pozwala to nie przepisywać w sekretariacie danych np. z przychodzących faktur, tylko automatycznie zamieniać je na dane cyfrowe.

Z kolei papierową wersję dokumentu można oznakować kodem kreskowym. Gdy po jakimś czasie chcemy znaleźć w systemie elektroniczną wersję, wystarczy zeskanować kod by odnaleźć ją w kilka chwil.

Szybkie wyszukiwanie informacji

Oprogramowanie klasy workflow pomaga w błyskawicznym wyszukiwaniu danych. System pozwala filtrować dokumenty po nazwie kontrahenta, dacie wystawienia czy numerze, ale także wyszukiwać konkretne słowo z treści lub po statusie. Dzięki temu dużo prościej pracuje się w sekretariacie czy księgowości, a każdorazowe znalezienie informacji trwa bardzo krótko.

Workflow sprawdza się także wtedy, gdy chcemy usprawnić komunikację wewnętrzną w firmie. Dane są na stałe zapisywane w systemie, mogą być wygodnie przekazywane i udostępniane pozostałym współpracownikom.

Wsparcie w pracy

System workflow zdecydowanie wspomaga pracowników w wykonywaniu codziennych obowiązków. Każdy proces przebiegający w firmie można tak zamodelować w systemie, by odzwierciedlał kolejność podejmowanych zadań. Ponieważ podpowiada, co powinniśmy zrobić z dokumentem i jakie są następne etapy (np. uzupełnienie informacji lub przekazanie go do konkretnej osoby), oprogramowanie jest szczególnie przydatne w przypadku wdrażania nowych osób do pracy lub pełnienia zastępstw za innego pracownika. Program automatycznie może także przypominać o ważnych wydarzeniach czy płatnościach, co zwiększa poziom poczucia bezpieczeństwa.

Ułatwienie dla grup

Praca grupowa często bywa utrudniona z przyczyn technicznych. Tymczasem workflow pozwala jednocześnie edytować jeden dokument kilku osobom, dzięki czemu na bieżąco widzą one zachodzące zmiany. Każdy z członków zespołu może wykonywać swój zakres zadań w dowolnym czasie. Z kolei menadżer wygodnie nadzoruje projekt i może wprowadzać swoje komentarze. W razie wątpliwości do dyspozycji pozostaje archiwum projektowe, gdzie zapisywane są poprzednio stworzone wersje.

Postaw na jakość

Workflow jest także dobrym rozwiązaniem dla firm, które mają wdrożony System Zarządzania Jakością lub są korporacjami z rozbudowanymi standardami procedur. Dzięki oprogramowaniu dużo szybciej można wdrożyć normy w każdym przedsiębiorstwie lub dostosować je do zmieniających się warunków. System dodatkowo wspiera kontrolowanie wykonanej pracy i przepływu informacji między uprawnionymi do danych.

Workflow w Twojej firmie

Jeśli zainteresowało Cię oprogramowanie klasy workflow i chcesz poznać więcej szczegółów, zapraszamy Cię do bezpłatnej konsultacji lub skorzystania z prezentacji online. Chętnie pokażemy Ci wszystkie ważne i ciekawe funkcje systemu. Aby uzyskać więcej informacji oraz skontaktować się z naszym ekspertem, kliknij na adres naszej strony internetowej: https://kotrak.pl/system-workflow/

logo_Kotrak

Ela Makos

Autor

Ela Makos

Polecamy

Powiązane Artykuły